La División de Planificación y Finanzas ha dado la bienvenida a nuevos empleados desde la última entrega de este boletín: Renee Munford como nuestra nueva Gerente de Compras y Denise Ukrop como nuestra nueva Contadora. Para respaldar mejor nuestras necesidades de personal a largo plazo y constantes, también dimos la bienvenida recientemente a Andrew Dickerson y Ed Laube, empleados anteriormente contratados por el Instituto de Gestión de la Conservación (CMI) de Virginia Tech, como nuevos empleados a tiempo completo en la sección de Planificación y Finanzas IMS/GIS. Estamos muy emocionados de dar la bienvenida a Renee y Denise a DGIF, y de tener a Andrew y Ed a bordo a tiempo completo.
Como la mayoría de ustedes saben, la Junta aprobó los Presupuestos Operativos y de Capital del Departamento el 27de mayo. La División de Planificación y Finanzas agradece enormemente la ayuda de todos mientras trabajamos para desarrollar presupuestos que tengan en cuenta la disminución de los ingresos por ventas, las menores reservas de efectivo y, lo que es más importante, la incertidumbre financiera que enfrentan DGIF y otras Executive Branch agencies como resultado de los impactos de COVID-19. Un gran agradecimiento a todos, pero especialmente a nuestro personal de Gestión de Presupuesto, Contabilidad y Subvenciones, que participaron en el desarrollo de estos presupuestos para el próximo año. Estén atentos para obtener más información que nos ayude a administrar nuestro presupuesto en las próximas semanas.
También vale la pena celebrar el arduo trabajo continuo y la determinación de nuestro equipo completo de Planificación y Finanzas, que se ha adaptado a trabajar casi exclusivamente desde casa, y ha seguido mostrando una increíble determinación y flexibilidad para apoyar al resto de DGIF. Solo una muestra del trabajo que han realizado en los últimos meses incluye:
- El personal de adquisiciones ha comprado y entregado más de 5,000 mascarillas y 500 botellas de desinfectante para manos;
- El personal de las instalaciones ha trabajado en estrecha colaboración con los proveedores para garantizar que las entregas, el mantenimiento de los edificios y los servicios de limpieza no solo se mantengan, sino que se cumplan con nuevos estándares como resultado de nuestro entorno actual.
- El personal de Compras y Operaciones de IT ha trabajado en conjunto para proporcionar inicialmente computadoras portátiles de préstamo para usuarios históricamente de escritorio y luego comprar y emitir 22 nuevas computadoras portátiles de emergencia que ahora permiten a DGIF equipar completamente a cada empleado de tiempo completo con una opción móvil.
- El personal de Compras, Operaciones de IT y Contabilidad ha apoyado tanto a nuestra división como a otras ayudando a los 6 empleados nuevos incorporados con sus necesidades de equipos tecnológicos.
- El personal de operaciones de IT ha aprobado cientos de actualizaciones, reinicios y nuevos pedidos de tokens RSA Soft y conexiones VPN.
- El personal de Operaciones de IT apoyó nuestra primera reunión virtual de la Junta Directiva de DGIF.
- El personal de Operaciones de IT, IMS, Contabilidad, Instalaciones y Go Outdoors ha iniciado esfuerzos para actualizar todas las convenciones de nomenclatura de DGIF a DWR para prepararse para el cambio de nombre de la agencia del 1 de julio.
- Todo el personal ha brindado orientación y capacitación sobre nuevas opciones tecnológicas, así como nuevas políticas o procedimientos, y continuó reuniéndose tanto con los empleados como con los contratistas externos en la sede central para brindar soporte de escritorio, facilitar el proyecto de modernización de voz de VITA y continuar con los esfuerzos de gestión del proyecto para lo que será el nuevo sistema de gestión de tiempo y vacaciones de DGIF el próximo otoño. (¡Más sobre esto más adelante!)
- El personal de IMS/GIS ha producido docenas de mapas de WMA y ha actualizado los servicios de SIG, que apoyan las necesidades operativas diarias de la vida silvestre, la pesca y la aplicación de la ley.
- Con la ayuda de nuestra solución Go Outdoors Virginia, los clientes han podido interactuar con nosotros incluso cuando están protegidos en el lugar. Con este fin, hemos promediado un aumento de más del 50% en las transacciones en línea durante marzo y abril, y los servicios que antes se pensaba que eran estrictamente internos o enviados por correo se han trasladado con éxito a Internet. Además, gracias a una sólida asociación entre el personal de la Sala de Correo/Recepción Central de P&F y el grupo de Servicios al Cliente de la División de Extensión, hemos podido aumentar el número de personal que puede trabajar desde casa aprovechando las tecnologías existentes y nuevas y aún así mantenernos al día en la apertura/escaneo/procesamiento de miles de solicitudes enviadas por correo.
- El equipo de desarrollo de IMS/SIG ha estado trabajando en cambios fundamentales en la forma en que los sistemas de recopilación y búsqueda de organismos pueden aprovechar los datos geoespaciales y los datos tabulares en las aplicaciones respaldadas por los organismos, así como en la forma de adaptar mejor el diseño y la recopilación de datos para satisfacer las diversas necesidades de los usuarios finales. Las aplicaciones que se benefician de este nuevo enfoque de nivel empresarial incluyen la aplicación de inspección de arroyos de agua fría, la lista de tramperos de vida silvestre molesta y VAFWIS.
- El personal de desarrollo de IMS también ha trabajado arduamente en la búsqueda de nuevas formas de aprovechar la automatización, con un área en particular que nos ayudará a lograr una mejor integración entre el presupuesto, la contabilidad, las adquisiciones y la planificación.
Por último, para seguir apoyando al personal de Planificación y Finanzas, como ellos nos apoyan a nosotros, recuerden enviar un correo electrónico de la siguiente manera:
- Cualquier solicitud de compra enviada al buzón de correo electrónico de Compras: Compras2@dgif.virginia.gov para asegurarse de que todo el personal de Compras esté al tanto de las solicitudes.
- Todas las facturas para procesar y las preguntas de nuestro personal de contabilidad deben enviarse por correo electrónico a voucheraccounting@dgif.virginia.gov.
- Todas las preguntas o solicitudes de tecnología de la información para ITOperations@dgif.virginia.gov para cualquier soporte de escritorio; Telecom@dgif.virginia.gov para cualquier soporte de telecomunicaciones; y CyberSecurity@dgif.virginia.gov para cualquier soporte de red/cuenta de correo electrónico.