La División de Planificación y Finanzas ha estado trabajando arduamente para ayudar a los empleados del departamento a medida que surgen necesidades durante estos tiempos difíciles. Aunque la gran mayoría de nuestro personal sigue trabajando de forma remota, todos estamos decididos a continuar brindando el mejor apoyo posible en las áreas de contabilidad, presupuesto, administración de instalaciones, subvenciones, compras y tecnología. Con la ayuda de visitas escalonadas en persona a la sede, aprovechando las opciones de firmas y envíos electrónicos, y aprovechando al máximo otras tecnologías virtuales como Google Meet and Drive, Microsoft Teams y Webex, estoy extremadamente orgulloso del éxito que sigue teniendo la División de Planificación y Finanzas en nuestro apoyo al departamento en general. En un esfuerzo por celebrar su continuo trabajo duro y determinación, aquí hay solo una muestra de lo que han estado trabajando durante los últimos meses:
Adquisitivo
La División de Planificación y Finanzas da la bienvenida a otro nuevo empleado desde la última entrega de este boletín, con Justin Turpin uniéndose a DWR a principios de este mes como la incorporación más reciente a nuestro Equipo de Adquisiciones. Justin llega a nosotros con más de catorce años de experiencia trabajando en varios roles de Oficial de Adquisiciones para la Commonwealth y en el sector privado. Esperen más información sobre Justin en los próximos días, pero estamos muy emocionados de darle la bienvenida a Justin a DWR.
También quiero expresar nuestro agradecimiento a todos por su paciencia y apoyo a nuestros esfuerzos de compra durante los últimos meses. Es posible que haya notado algunos cambios en las políticas y los procedimientos, y posiblemente incluso haya experimentado ligeros retrasos. Parte de esto fue el resultado de la reasignación o estandarización de responsabilidades dentro de nuestro Equipo de Compras; mientras que otros cambios se basaron en las iniciativas de la Administración, los nuevos requisitos de las agencias federales, los nuevos requisitos del sistema y las recomendaciones de auditorías anteriores. En agosto, enviamos por correo electrónico una actualización en la que destacamos algunos de estos cambios, junto con algunos otros recordatorios. También realizamos dos capacitaciones en septiembre y tenemos planeadas más en el futuro. También estamos trabajando para finalizar un gráfico de flujo de trabajo actualizado para explicar mejor los pasos de los contratos y otros métodos de compra. Dicho todo esto, tenga la seguridad de que estos cambios no se realizan simplemente por el hecho de cambiar, y continuaremos buscando formas de hacer que las compras sean eficientes y, al mismo tiempo, nos aseguremos de que cumplan con los requisitos específicos.
Cambio de nombre de la agencia
Quería aprovechar este momento para agradecer a todos los que ayudaron a apoyar el cambio de nombre de nuestra agencia. Solo dentro de la División de Planificación y Finanzas, este esfuerzo requirió experiencia y largas horas de trabajo de los empleados en IMS y Operaciones de IT, Contabilidad y Compras, e Instalaciones. Los empleados de estas secciones estuvieron al frente y al centro en la dirección de la infraestructura, la organización y la transición digital de un nombre de agencia a otro, o de cuatro iniciales a tres en algunos casos...... Bromas aparte, estos empleados también trabajaron en estrecha colaboración con el personal de las otras divisiones y más de veinte otros expertos técnicos de VITA y sus socios para planificar, prepararse y, finalmente, llevar a cabo este cambio el 1 de julio.
También quería compartir que se han instalado o ordenado nuevos letreros para nuestras oficinas centrales, regionales y de distrito. También se espera que se reciban y entreguen nuevas calcomanías para nuestros más de 400 vehículos a las oficinas regionales para su instalación a finales de este año calendario. También estamos trabajando para actualizar la señalización en las WMA y los criaderos en las próximas semanas.
Presupuesto y Contabilidad
Como muchos de ustedes sabrán, la Sesión Especial de la Asamblea General concluyó recientemente, y a pesar de que otras agencias tuvieron que soportar reducciones, el DWR pudo mantener nuestra asignación presupuestaria original y, lo que es más importante, nuestros niveles originales de fondos de38 y ventas y uso de embarcaciones HB para ser transferidos. Los resultados de la Sesión Especial definitivamente dan un respiro al DWR y a nuestro presupuesto actual; sin embargo, seguimos siendo conservadores a la hora de aprobar ciertos gastos y puestos debido a los gastos desconocidos y no presupuestados y a los impactos en los ingresos relacionados con el COVID-19 de aquí al próximo mes de junio.
Nuestra oficina de Presupuesto, al trabajar con muchos de ustedes, acaba de terminar nuestra evaluación anual del "sistema de control interno" del DWR de acuerdo con las Normas de Control Interno y Gestión de Riesgos de la Agencia (ARMICS). Para cumplir con ARMICS, cada agencia debe tomar medidas sistemáticas y proactivas para mantener el control interno para garantizar el registro y la presentación de informes precisos de las transacciones financieras, el cumplimiento de las leyes y reglamentos, y la administración de los activos del Commonwealth. Para el año fiscal recientemente finalizado 2020, el personal completó una evaluación a nivel de agencia y una evaluación a nivel de transacción de los controles internos del DWR y no encontró debilidades significativas. Dicho esto, se observaron ciertas áreas de mejora en estas evaluaciones, como la comunicación, la toma de decisiones más inclusiva y la dotación de personal, y Planificación y Finanzas trabajará con la oficina del Director y otras divisiones en un futuro próximo para abordar estas oportunidades.
Aunque todavía no hemos llegado a la mitad de nuestro presupuesto para el año fiscal21 , ahora hemos comenzado a planificar para el año fiscal22. Como parte de este esfuerzo, ya hemos restablecido un Equipo de Presupuesto más representativo y un proceso de presupuestación más transparente que ayudará a la Oficina del Director y al Grupo de Trabajo del Director a finalizar un presupuesto para la aprobación de la Junta Directiva el próximo mes de mayo.
A pesar de que nuestro departamento todavía opera en su mayoría bajo una prohibición de viajes discrecionales / no operativos, ahora hay tarifas actualizadas de alojamiento y comidas e imprevistos (M&IE) para el Estado Libre Asociado que entraron en vigencia el mes pasado. Por lo tanto, si se aprueba el viaje, se les pide a los empleados que se aseguren de usar estos dos enlaces para las tarifas actualizadas. http://www.gsa.gov/portal/content/104877 y https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates/per-diem-rates-lookup. Además, asegúrese de consultar la Política/Procedimientos de Viaje actualizados del departamento y los formularios TAR/TERV (eff. 15de enero de 2020) con cualquier otra pregunta accediendo a AIMS.
Finalmente, acabamos de comenzar una auditoría federal de nuestros programas y fondos de Restauración de Vida Silvestre y Restauración de Peces Deportivos. Nuestra conferencia de ingreso se llevó a cabo el 10denoviembre. Esta auditoría se centrará en las actividades durante el año fiscal estatal 2019 y 2020.
Tecnología
Nuestra sección de Desarrollo de IT y SIG ha estado muy ocupada en varios proyectos en los últimos meses. Esto incluye la aplicación de recopilación de aplicaciones del orden (LECA), que mejorará el acceso a capas de datos como paquetes e infraestructura de agencias en el campo; Este otoño se llevará a cabo una versión limitada para usuarios. El personal de SIG ha estado trabajando en un portal de intercambio de datos, que es donde se consolidan y gestionan todos los datos SIG del DWR desde un solo lugar; nuestro personal tiene la intención de trabajar con los Data owner en cómo se presentan a los consumidores públicos a continuación. El personal de IMS/GIS también ha mejorado las aplicaciones VAFWIS y CWSS, así como la Lista de Tramperos de Vida Silvestre Molesta (NWTL), que está siendo revisada y está casi terminada con una nueva herramienta de búsqueda que se publicará pronto. También vale la pena señalar que nuestros servidores SIG cambiarán de proveedor en el período de noviembre / diciembre y, aunque las interrupciones deberían ser mínimas, informe a nuestro equipo de SIG si hay algún problema de acceso. Por último, gracias a un esfuerzo coordinado entre nuestra Sección de Instalaciones y la Sección de SIG/SIG, la Sala de Plotter se ha trasladado a lo que antes era la Sala de la Tortuga en la Sede, dejando espacio para una nueva Sala de Operaciones Especiales/Pruebas Central para la División de Aplicación de la Ley y su proceso de acreditación.
Como la mayoría de ustedes saben, nuestro personal de Operaciones de IT y Telecomunicaciones ha trabajado arduamente para brindar soporte a los empleados que ahora trabajan en un entorno más remoto. Desde marzo 17th, este grupo ha pedido y/o desplegado cerca de 50 nuevas computadoras portátiles, más de 150 tokens RSA Soft y conexiones VPN, y varios cientos de otros dispositivos de IT para garantizar que el personal siga siendo capaz de realizar responsabilidades de misión crítica. Así como estuvieron a la altura de este desafío al principio, cada uno de ellos continúa buscando formas de brindar apoyo en este nuevo mundo virtual. Estos esfuerzos continuos incluirán la actualización de nuestras salas de reuniones con más opciones de videoconferencia, el pedido al por mayor de cámaras de computadora para asignarlas a cada división, el pedido o la renovación de computadoras portátiles que incluyan una cámara como característica estándar y la prueba de nuevo software y soluciones. Con base en la conversión de Verizon Wireless de sus 3torres G a 4G/LTE y 5G, también han estado ocupados contactando al personal con dispositivos que se ven afectados por esta transición, y ordenando/reemplazando estos dispositivos con equipos más nuevos 4compatibles con G.
En los próximos meses, nuestro sistema telefónico en la sede central pasará de UCaaS a lo que se conoce como Virtual Communications Express (VCE), que tiene el potencial de reducir los costos en al menos un 20% cada año. Aunque menos costoso, se espera que el nuevo sistema VCE incluya características estándar como correo de voz a correo electrónico e identificador de llamadas, así como personalización adicional y una mayor interacción con los teléfonos móviles y el software cliente de escritorio. Pronto habrá más información sobre esta nueva iniciativa.
Finalmente, gracias a nuestra solución Go Outdoors Virginia, junto con las opciones de licencias, permisos y registro, la División de Planificación y Finanzas estaba en una posición única para apoyar a la agencia y a nuestro cliente de caza, pesca, navegación y observación de vida silvestre, en cada una de estas funciones como nunca antes este verano. Por un lado, casi todas las transacciones de la agencia están disponibles en línea. Dicho esto, gracias a nuestro equipo de Recepción Central/Sala de Correo, durante 113se abrieron000 piezas de correo, se escanearon y se cargaron imágenes en Go Outdoors durante los meses de verano. Esto apoyó no solo los esfuerzos de teletrabajo de la sección de Servicio al Cliente/Registro y Titulación de Embarcaciones en la División de Divulgación, sino también la sección de Permisos de Vida Silvestre en la oficina del Director. Con este fin, también ha sido emocionante ver a muchos miembros del personal de múltiples divisiones trabajar juntos con la solución Go Outdoors para apoyar un renovado Programa de Reconocimiento de Pescadores donde los pescadores pueden enviar sus capturas para certificaciones de peces en línea, un nuevo Guest Checkout para permitir más artículos de ventas generales y donaciones, un nuevo módulo de comercio electrónico para todas las ventas de mercancías y el Programa de Subvenciones para la Vida Silvestre. así como la funcionalidad de registro e informes para iniciativas recientes de R3 , incluidas Recomienda a un amigo, Restaurar la naturaleza, Run for the Wild, Trout Slam, Grand Slam y nuevas comunicaciones de incorporación de cazadores / pescadores.