Derechos y responsabilidades de la libertad de información (FOIA)

Los derechos de los solicitantes y las responsabilidades del Departamento de Recursos de Vida Silvestre de Virginia en virtud de la Ley de Libertad de Información de Virginia

La Ley de Libertad de Información de Virginia (FOIA), ubicada en § 2.2-3700 y siguientes del Código de Virginia, garantiza a los ciudadanos de la Commonwealth y a los representantes de los medios de comunicación el acceso a los registros públicos en poder de organismos públicos, funcionarios públicos y empleados públicos.

Un registro público es cualquier escrito o grabación, independientemente de si se trata de un registro en papel, un archivo electrónico, una grabación de audio o video, o cualquier otro formato, que esté preparado o sea propiedad de, o esté en posesión de un organismo público o sus funcionarios, empleados o agentes en la transacción de negocios públicos. Se presume que todos los registros públicos están abiertos y solo pueden ser retenidos si se aplica una exención legal específica.

La política de la FOIA establece que el propósito de la FOIA es fomentar el conocimiento de todas las personas sobre las actividades gubernamentales. Para promover esta política, la FOIA requiere que la ley se interprete de manera liberal para favorecer el acceso y que cualquier exención que permita denegar el uso de los registros públicos se interprete de forma limitada.

Sus derechos en virtud de la FOIA

• Usted tiene derecho a solicitar inspeccionar o recibir copias de los registros públicos, o ambos.
• Tiene derecho a solicitar que los cargos por los registros solicitados se estimen por adelantado. Los organismos públicos deben notificar al solicitante por escrito que el organismo público puede hacer cargos razonables que no excedan el costo real incurrido en el acceso, la duplicación, el suministro o la búsqueda de los registros solicitados y preguntar al solicitante si desea solicitar una estimación de costos antes del suministro de los registros solicitados.
• Si cree que se violaron sus derechos de FOIA, puede presentar una petición en el tribunal de distrito o circuito para obligar al cumplimiento de la FOIA. Alternativamente, puede comunicar con el Consejo de la FOIA para obtener una opinión consultiva no vinculante. Se puede contactar con el Consejo por email en foiacouncil@dls.virginia.gov, o por teléfono al (804) 698-1810 o al número gratis al 1-866-448-4100.

Hacer una solicitud de registros del Departamento de Recursos de Vida Silvestre de Virginia

• Puede presentar solicitudes de registros por correo de los EE.UU., fax, email, en persona o por teléfono - la FOIA no exige que emplee ningún método en individuo para transmitir su solicitud. La FOIA tampoco exige que su solicitud se presente por escrito, ni es necesario que indique que aplicar registros en virtud de la FOIA.
  • Desde una perspectiva práctica, puede ser útil tanto para usted como para la persona que recibe su solicitud presentar su solicitud por escrito. Esto le permite crear un registro de su solicitud. También nos da una declaración clara de los registros que está solicitando, para que no haya malentendidos como resultado de una solicitud verbal. Sin embargo, no podemos negarnos a responder a su solicitud de FOIA si decide no ponerla por escrito.
• Su solicitud debe indicar qué registros está buscando con «especificidad razonable». Esta petición alude al sentido común. No se refiere al volumen o la cantidad de registros que usted solicite y tampoco los limita; sin embargo, sí le pedimos la mayor especificación, para que podamos identificar y localizar los registros que busca.
• Su solicitud debe aplicar registros o documentos existentes. La FOIA le otorga el derecho de inspeccionar o copiar registros; no se aplica a una situación en la que se hacen preguntas generales sobre el trabajo del Departamento de Recursos de Vida Silvestre, ni requiere que el Departamento de Recursos de Vida Silvestre cree un registro que no existe.
• Puede optar por recibir registros electrónicos en cualquier formato utilizado por el Departamento de Recursos de Vida Silvestre en el curso regular de los negocios.
  • Por ejemplo, si está solicitando registros mantenidos en una hoja de cálculo de Excel, puede optar por recibir esos registros electrónicamente, por correo electrónico, en un disco de computadora o unidad flash, o recibir una copia impresa de esos registros.
• Si tenemos consultas sobre su solicitud, colabore con el personal para aclarar el tipo de registros que busca o intente llegar a un acuerdo razonable sobre una respuesta a una solicitud extensa. Hacer una solicitud en virtud de la FOIA no es un proceso contencioso, pero es posible que necesitemos hablar con usted sobre su solicitud para asegurarnos de que entendemos qué documentos busca.

Para solicitar registros del Departamento de Recursos de Vida Silvestre, puede dirigir su solicitud a la Oficial de FOIA del DWR, Jessica Schiarelli. Puede ser contactada usando el formulario a continuación, o en foia@dwr.virginia.gov, o por teléfono al (804) 367-0077. También puede comunicarse con ella si tiene preguntas sobre la solicitud de registros del Departamento de Recursos de Vida Silvestre.

Además, el Consejo Asesor de Libertad de Información está disponible para responder cualquier pregunta que pueda tener sobre cómo funciona la FOIA. El Consejo fue creado en la rama legislativa del gobierno estatal para emitir opiniones sobre el funcionamiento y la aplicación de la FOIA, publicar materiales educativos y brindar capacitación sobre la FOIA. Sin embargo, tenga en cuenta que el Consejo no es un repositorio de registros y no procesa solicitudes de registros en nombre de otros organismos públicos, ni es una agencia de investigación o cumplimiento. Se puede contactar con el Consejo por email en foiacouncil@dls.virginia.gov, o por teléfono al (804) 698-1810 o al número gratis al 1-866-448-4100.

También puede proporcionar comentarios sobre la calidad de la asistencia que recibió con respecto a su solicitud de registros públicos enviando un formulario de comentarios públicos al Consejo de la FOIA. El formulario se puede encontrar en el sitio web del Consejo de la FOIA. El formulario incluye instrucciones sobre cómo enviarlo.

Responsabilidades del Departamento de Recursos de Vida Silvestre al responder a su solicitud

• El Departamento de Recursos de Vida Silvestre debe responder a su solicitud dentro de los cinco días hábiles posteriores a su recepción. "Día uno" se considera el día hábil posterior a la recepción de su solicitud. El periodo de cinco días no incluye fines de semana, días festivos u otros días en que el Departamento de Recursos de Vida Silvestre esté cerrado.
• El motivo detrás de su solicitud de registros públicos es irrelevante y no tiene que indicar por qué desea los registros antes de que respondamos a su solicitud. Sin embargo, la FOIA permite que el Departamento de Recursos de Vida Silvestre le exija que proporcione su nombre y dirección legal.
• La FOIA requiere que el Departamento de Recursos de Vida Silvestre haga una de las siguientes respuestas a su solicitud dentro del período de cinco días:
  1. Le proporcionamos los registros que ha solicitado.
  2. Retenemos todos los registros que ha solicitado, porque todos los registros están sujetos a una exención legal específica. Si todos los registros están siendo retenidos, debemos enviarle una respuesta por escrito. Ese escrito debe identificar el volumen y el tema de los registros que se retienen, e indicar la sección específica del Código de Virginia u otra ley aplicable que nos permite retener los registros.
  3. Proporcionamos algunos de los registros que ha solicitado, pero retenemos otros registros. No podemos retener un registro completo si solo una parte de él está sujeto a una exención. En ese caso, podemos redactar la parte del registro que se puede retener y debemos proporcionarle el resto del registro. Debemos proporcionarle una respuesta por escrito que indique la sección específica del Código de Virginia u otra ley aplicable que permita retener partes de los registros solicitados.
  4. Le informamos por escrito que los registros solicitados no se pueden encontrar o no existen (no tenemos los registros que solicitó). Sin embargo, si sabemos que otro organismo público tiene los registros solicitados, debemos incluir la información de contacto del otro organismo público en nuestra respuesta.
  5. Si es prácticamente imposible que el Departamento de Recursos de Vida Silvestre responda a su solicitud dentro del período de cinco días, debemos indicarlo por escrito, explicando las condiciones que hacen que la respuesta sea impracticable. Esto nos permitirá siete días hábiles adicionales para responder a su solicitud, lo que nos dará un total de 12 días hábiles para responder a su solicitud. En el caso de expedientes de investigación penal solicitados de conformidad con el artículo 2.2-3706.1 del Código de Virginia, se nos permite un 60 días hábiles adicionales para responder a su solicitud, lo que nos da un total de 65 días hábiles para responder a su solicitud.
• Si realiza una solicitud en la que determinamos que, debido al volumen de los registros solicitados o a la investigación para encontrar los registros solicitados, no podemos responder a su solicitud en un plazo de 12 días hábiles sin interrumpir nuestras otras responsabilidades organizativas, nos pondremos en contacto con usted para hacer un esfuerzo razonable para llegar a un acuerdo sobre cuándo produciremos los registros. Sin embargo, si no podemos llegar a dicho acuerdo, podemos solicitar al tribunal tiempo adicional para responder a su solicitud.

Cargos

• Un organismo público puede cobrar cargos razonables que no excedan el costo real incurrido para acceder, duplicar, suministrar o buscar los registros solicitados. Ningún organismo público impondrá honorarios o gastos superfluos, intermediarios o superfluos para recuperar los costos generales asociados con la creación o el mantenimiento de registros o la realización de las transacciones generales de los asuntos del organismo público. La tasa de duplicación cobrada por un organismo público no excederá del coste real de la duplicación. Antes de realizar una búsqueda de registros, el organismo público notificará al solicitante por escrito que el organismo público puede hacer cargos razonables que no excedan su costo real incurrido en el acceso, duplicación, suministro o búsqueda de registros solicitados y preguntar al solicitante si desea solicitar una estimación de costos antes del suministro de los registros solicitados como se establece en la subsección F de § 2.2-3704 del Código de Virginia.
• Es posible que tenga que pagar por los registros que solicite al Departamento de Recursos de Vida Silvestre. La FOIA nos permite cobrar los costos reales de responder a las solicitudes de la FOIA. Esto incluiría elementos como el tiempo que el personal dedica a buscar los registros solicitados, los costos de copia o cualquier otro costo directamente relacionado con el suministro de los registros solicitados. Los cargos no pueden incluir los gastos generales generales.
• Si estimamos que costará más de $200 responder a su solicitud, podemos pedirle que pague un depósito, que no excederá el monto de la estimación, antes de proceder con la solicitud. Los cinco días que tenemos para atender a su solicitud no incluyen el tiempo transcurrido entre nuestra petición de un depósito y su respuesta.
• Puede aplicar que calculemos por adelantado los cargos por proporcionar los registros que aplicar. Esto le permitirá conocer los costos por adelantado o le dará la oportunidad de modificar su solicitud en un intento de reducir los costos estimados. Los cinco días que tenemos para responder a su solicitud no incluyen el tiempo entre el momento en que le enviamos la cotización y el momento en que responde. Si no responde dentro de los 30 días, su solicitud se considerará retirada.
• Si nos debe dinero de una solicitud FOIA anterior que ha permanecido sin pagar durante más de 30 días, el Departamento de Recursos de Vida Silvestre puede requerir el pago de la factura vencida antes de responder a su nueva solicitud FOIA.

Tipos de registros

La siguiente es una descripción general de los tipos de registros en poder del Departamento de Recursos de Vida Silvestre:

• Registros de personal relacionados con empleados y funcionarios del Departamento de Recursos de Vida Silvestre
• Registros de contratos que el Departamento de Recursos de Vida Silvestre ha celebrado
• Registros relacionados con la vida silvestre, los hábitats, la vida silvestre y la gestión del hábitat, la caza, la pesca, la captura y la navegación
• Registros relacionados con las tierras, rampas para botes y otras instalaciones que el Departamento de Recursos de Vida Silvestre posee y/o administra
• Registros relacionados con las actividades de aplicación de la ley de la Policía de Conservación de Virginia
• Registros relacionados con publicaciones, redes sociales y campañas de marketing del Departamento de Recursos de Vida Silvestre
• Registros relacionados con las operaciones financieras del departamento

Si no está seguro de si el Departamento de Recursos de Vida Silvestre tiene los registros que busca, comuníquese directamente con la Oficial de FOIA del DWR, Jessica Schiarelli, directamente en foia@dwr.virginia.gov o (804) 367-0077, o con el Departamento de Recursos de Vida Silvestre, Attn: FOIA Compliance Officer, P.O. Box 90778, Henrico, Virginia 23228-0778.

Exenciones de uso común

El Código de Virginia permite a cualquier organismo público retener ciertos registros de la divulgación pública. Si bien el Departamento de Recursos de Vida Silvestre puede invocar cualquier exención permitida legalmente en respuesta a una solicitud de FOIA, comúnmente retiene registros sujetos a las siguientes exenciones:

• Registros de personal (§ 2.2-3705.1 (1) del Código de Virginia)
• Registros sujetos al privilegio abogado-cliente (§ 2.2-3705.1 (2)) o producto del trabajo del abogado (§ 2.2-3705.1 (3))
• Información de propiedad exclusiva del proveedor (§ 2.2-3705.1 (6))
• Registros relacionados con la negociación y adjudicación de un contrato, antes de la adjudicación de un contrato (§ 2.2-3705.1 (12))
• Expedientes de investigación penal relacionados con una investigación o procedimiento penal en curso (§ 2.2-3706.1(C))
• La identidad de cualquier persona que proporcione información sobre un delito o actividad delictiva bajo promesa de anonimato (§ 2.2-3706(C))
• Otras exclusiones aplicables a los registros de aplicación de la ley (§ 2.2-3706(B))
• Información sobre la ubicación específica del sitio de especies de plantas y animales, comunidades naturales y cuevas raras, amenazadas, en peligro o en peligro de otro modo (§ 2.2-3705.7(10))

Política sobre el uso de exenciones

• La política general del Departamento de Recursos de Vida Silvestre es invocar la exención de registros de personal en aquellos casos en que se aplica para proteger la privacidad de los empleados y funcionarios del Departamento de Recursos de Vida Silvestre.
• La política general del Departamento de Recursos de Vida Silvestre es invocar la exención de negociaciones contractuales siempre que se aplique para proteger la posición de negociación y la estrategia de negociación del Departamento de Recursos de Vida Silvestre.
• La política general del Departamento de Recursos de Vida Silvestre es invocar las exenciones relacionadas con los registros de las fuerzas del orden para proteger la seguridad y los derechos de las víctimas de delitos, la seguridad de los testigos de delitos, la capacidad de las fuerzas del orden para investigar delitos y la capacidad de enjuiciar eficazmente los delitos.
• La política general del Departamento de Recursos de Vida Silvestre es invocar las exenciones relacionadas con las ubicaciones específicas del sitio de especies de plantas y animales raras, amenazadas, en peligro de extinción o en peligro, comunidades naturales y cuevas para proteger estos recursos de daños o tomas intencionales.

Revisado el 9de enero de 2023