Revisado el 18de marzo de 2021
La Junta de Recursos de Vida Silvestre constituye y establece un Comité de Auditoría y Cumplimiento Financiero (en lo sucesivo denominado el Comité) con autoridad, responsabilidad y deberes específicos como se describe a continuación.
Propósito:
El Comité de Finanzas, Auditoría y Cumplimiento debe llevar a cabo revisiones iniciales y continuas de los asuntos relacionados con las auditorías internas y externas, y las condiciones financieras, tanto a corto como a largo plazo, del Departamento de Recursos de Vida Silvestre (DWR). Las revisiones de auditoría incluirán el cumplimiento de las políticas de la Junta Directiva, las prácticas contables y los procedimientos de auditoría, la idoneidad de los informes y divulgaciones financieras, los gastos del Director y las violaciones de la ley. Las evaluaciones financieras se centrarán en la ejecución de los presupuestos anuales del Departamento aprobados por la Junta, así como en las necesidades de financiación a largo plazo del Departamento. El Comité elaborará y presentará informes, borradores de políticas y/o recomendaciones con respecto a las auditorías y las finanzas del Departamento a la Junta Directiva en pleno para su consideración.
Composición:
El Comité estará compuesto por no menos de tres ni más de cinco miembros designados por el Presidente de la Junta. El Presidente también podrá nombrar miembros suplentes, quienes se contarán a efectos de quórum y votarán solo en ausencia de miembros titulares. Estos miembros deben ser independientes de la gerencia y los ejecutivos operativos. La mayoría de los miembros deben tener conocimientos financieros. Uno de los miembros será designado por el Presidente de la Junta Directiva para presidir el Comité. El quórum del comité constituirá la mayoría de los miembros.
Autoridad:
Al Comité se le otorga la autoridad para investigar cualquier actividad del DWR, y se ordena a todos los empleados que cooperen según lo soliciten los miembros del Comité. El Comité, con la aprobación de la Junta, está facultado para solicitar la asistencia de personas que tengan competencia especial en estas esferas, según sea necesario, para ayudar al Comité a cumplir con su responsabilidad.
Responsabilidad:
El Comité servirá como punto focal para la comunicación entre la Junta Directiva, el Director de Revisión de Cumplimiento, los auditores externos y la gerencia del DWR, ya que sus deberes se relacionan con la contabilidad financiera, la presentación de informes, la gestión de riesgos y los controles. El Comité debe ayudar a la Junta Directiva a cumplir con sus responsabilidades fiduciarias en cuanto a las políticas contables y las prácticas de presentación de informes de DWR y todas las subsidiarias y la suficiencia de la auditoría relacionada con las mismas. Será el agente principal de la Junta Directiva para garantizar la calidad de la Revisión de Cumplimiento, la integridad de la gestión y la idoneidad y transparencia de las divulgaciones financieras y operativas. Sin embargo, no se debe restringir la oportunidad para que el Director de Revisión de Cumplimiento, cualquier auditor externo o personas con experiencia en estas áreas se reúnan con toda la Junta Directiva, según sea necesario.
Reuniones:
Por lo general, el Comité se reúne por lo menos cuatro veces cada año fiscal, y tantas veces como el Comité considere necesario. Es posible que la Junta Directiva apruebe menos reuniones en circunstancias atenuantes. Según sea necesario o conveniente, el presidente podrá solicitar que los miembros de la gerencia, el Director de Revisión del Cumplimiento y los representantes de los auditores externos estén presentes en las reuniones del Comité. Se solicitará al Director de Revisión del Cumplimiento que asista a cualquier reunión del comité relacionada con sus responsabilidades de supervisión en materia de auditoría, presentación de informes financieros, gestión de riesgos o cuestiones relacionadas con la estructura de control interno.
Acta:
Las actas de cada reunión se prepararán y enviarán a los miembros del Comité y se aprobarán en las reuniones subsiguientes.
Funciones específicas:
El Comité debe estar informado y vigilante en el cumplimiento de las siguientes funciones:
- Revisar las implicaciones presupuestarias y financieras de los planes tácticos y estratégicos de la gerencia presentados a la junta en pleno.
- Revisar cualquier informe del Comité de Revisión de Finanzas, Auditoría y Cumplimiento del DWR. Revise las recomendaciones, implementaciones y seguimiento con el Director de Revisión de Cumplimiento
- El presidente del Comité, o la persona designada, actuará como punto de contacto de la Junta Directiva con los auditores externos y se reunirá con los auditores externos durante las conferencias de entrada y salida y en otros momentos, según sea necesario o a solicitud de los auditores externos.
- El presidente del Comité, o la persona designada, examinará con la dirección y los auditores externos, si es necesario o conveniente, una vez finalizada su auditoría, los resultados financieros del ejercicio o del período objeto de auditoría.
- Examinar las deficiencias observadas por los auditores externos en los procedimientos y controles de procesamiento electrónico de datos del organismo, las dificultades graves que los auditores externos hayan encontrado con la administración para realizar la auditoría y las deficiencias observadas por los auditores externos en la estructura de control interno.
- Revise los informes de actividad del Director de Revisión de Cumplimiento.
- Revisar con la gerencia de la agencia, el Oficial Principal de Revisión de Cumplimiento y cualquier otra entidad o persona, que considere necesaria, las políticas y procedimientos generales de la agencia para asegurar razonablemente la idoneidad de los controles internos de contabilidad e informes financieros, incluidos los controles relacionados con los gastos del Director Ejecutivo y cualquier uso de los activos de la agencia.
- Revise con el Director de Revisión de Cumplimiento, los hallazgos significativos, el estado actual y las acciones correctivas de la gerencia como resultado de cualquier revisión de cumplimiento.
- Administrar la función de auditoría interna del Departamento, incluida la revisión y aprobación de los estatutos de la auditoría interna, el plan de trabajo anual de auditoría, los informes y las recomendaciones. El auditor interno reportará funcionalmente al Presidente del comité y administrativamente al Director del Departamento o a la persona designada. El Comité elaborará criterios de desempeño y evaluación para el auditor interno, y llevará a cabo evaluaciones anuales del desempeño del auditor con el Director. El Presidente del Comité participará con el Director en las decisiones relativas al nombramiento del auditor interno, y el Director deberá obtener la aprobación del Comité antes del nombramiento o destitución del auditor interno.
- Iniciar cualquier investigación especial de incumplimiento del Código de Ética y Conducta de la Junta Directiva; conflicto de intereses; y el incumplimiento de las leyes y regulaciones federales, estatales y locales.
- Evaluar auditorías y revisiones realizadas por cualquier otra entidad gubernamental que involucre asuntos financieros o de cumplimiento.
- Revisar con la Oficina del Procurador General, al menos una vez al año, el estado de los asuntos legales que pueden tener un impacto significativo en el estado financiero de la agencia.
- Reunirse en privado con el Director de Revisión de Cumplimiento y el Auditor Interno del Departamento anualmente, según se considere apropiado.
- Presentar a la Junta Directiva los resultados del desempeño de las funciones anteriores, y presentar a la Junta Directiva cualquier hallazgo o recomendación que pueda tener el Comité.